Przepisanie umowy gazowej na nowego właściciela w firmie - jak to zrobić krok po kroku

Przejmujesz lokal po poprzednim najemcy - restaurację, piekarnię albo magazyn. Licznik gazu działa, kuchnia jest gotowa do pracy, ale umowa nadal jest zapisana na kogoś innego. Zanim przyjdzie pierwsza faktura na nieaktualne dane, trzeba to uporządkować.

Jak przepisać gaz na nowego właściciela? To zmiana danych odbiorcy na istniejącym punkcie poboru - u sprzedawcy gazu i u operatora sieci, potwierdzona protokołem zdawczo-odbiorczym. W większości Polski operatorem jest Polska Spółka Gazownictwa, jednak zweryfikuj, kto będzie Twoim operatorem dystrybucji. Przepisanie nie wymaga nowego przyłącza ani wymiany licznika. Firma dodatkowo przedstawia dane rejestrowe (NIP, KRS lub wpis do CEIDG) oraz dokument potwierdzający prawo do lokalu.

W tym poradniku opisujemy, kiedy przepisanie jest potrzebne, jakie dokumenty przygotować, ile to kosztuje i jak wygląda cały proces od protokołu do pierwszej faktury.

Czym różni się przepisanie gazu od nowego przyłączenia

Przepisanie dotyczy istniejącego punktu poboru z aktywnym licznikiem. Zmienia się tylko odbiorca, czyli dane płatnika - gaz płynie tą samą instalacją, której używał poprzednik. O przepisaniu gazu na inny podmiot biznesowy mówimy też wtedy, gdy w tym samym lokalu zmienia się firma prowadząca działalność. Osobnymi przypadkami są zmiany formy prawnej podmiotu, na przykład gdy działalność jednoosobowa przechodzi w spółkę.

Nowe przyłączenie to zupełnie inna sytuacja: w lokalu nigdy nie było gazu albo przyłącze zostało fizycznie zdemontowane ponad 6 miesięcy temu. Taki proces trwa - w zależności od możliwości technicznych - od kilku dni do kilku miesięcy. Trzeba wypełnić druk wniosku o warunki przyłączenia, a w razie potrzeby także zbudować przyłącze i instalację wewnętrzną, wykonać próbę szczelności i potwierdzić sprawność wentylacji przez kominiarza. W takich procesach pomagają eksperci Elenger - warto korzystać z ich doświadczenia, ponieważ każda sytuacja jest inna i traktowana jest indywidualnie.

Jeśli w Twoim lokalu nie ma gazu, zacznij od artykułu Jak zawrzeć umowę na dostawę gazu do firmy? Krok po kroku - ten tekst dotyczy wyłącznie sytuacji z aktywnym licznikiem.

Kiedy trzeba przepisać licznik gazu w firmie?

Przepisanie jest potrzebne w trzech typowych sytuacjach:

• Sprzedaż lub zakup firmy albo nieruchomości. Nowy właściciel musi zgłosić zmianę odbiorcy, zanim zacznie korzystać z gazu na własne dane.
• Zmiana najemcy lokalu. Koniec jednej umowy najmu i start kolejnej to codzienność w gastronomii i handlu. Wychodzący najemca rozlicza licznik, wchodzący przepisuje go na siebie.
• Zmiana formy prawnej lub nazwy firmy. Przekształcenie albo zmiana NIP-u w jego wyniku też zmieniają dane odbiorcy.

Przy trzeciej sytuacji decyduje to, czy nastąpiła kontynuacja prawna. Jeśli firma została przekształcona (na przykład spółka komandytowa w spółkę z o.o.) albo doszło do sukcesji uniwersalnej, zwykle wystarczy aktualizacja danych - aneks do umowy lub zgłoszenie zmiany. Jeśli natomiast powstaje nowy podmiot z nowym NIP-em bez sukcesji uniwersalnej, formalnie najprościej jest wykonać cesję umowy w porozumieniu trójstronnym. Jeśli dopiero zakładasz działalność, sprawdź też, czy zakładając firmę, musisz zmienić umowę na media.

Praktyka sprzedawców bywa w tym punkcie zróżnicowana, więc zanim złożysz dokumenty, zapytaj swojego dostawcę, który wariant dotyczy Twojej firmy.

Przepisanie gazu na nowego właściciela w firmie - jakie dokumenty są potrzebne?

Zestaw dokumentów różni się w szczegółach między firmami, ale rdzeń jest zawsze podobny, a większość dokumentów, czasem wszystkie, można złożyć przez stronę firmy gazowniczej lub eBOK - sprawdź, jak działa podpisanie umowy przez internet. Standardowo są to dokumenty i formularze:

• Protokół zdawczo-odbiorczy. Podpisują go obie strony, zdający i przejmujący, z oznaczeniem daty przekazania licznika. Powinien zawierać stan licznika, numer punktu poboru gazu (znajdziesz go na fakturze), numer seryjny gazomierza i numer plomby. Najlepiej sporządzić go w dwóch egzemplarzach. Przykładową zawartość protokołu pokazuje formularze.net.
• Dane firmy zdającej i odbierającej. Dane rejestrowe są dostępne w rejestrach elektronicznych i firmy gazowe i tak je weryfikują. Jest jeden wyjątek: spółki cywilne - tutaj potrzebna będzie umowa spółki.
• Oświadczenie o tytule prawnym do lokalu.
• Oświadczenie dotyczące przeznaczenia gazu do celów podatku akcyzowego.
• Oświadczenie o wyborze sprzedawcy rezerwowego.
• Dokumenty potwierdzające tożsamość i pełnomocnictwo w przypadkach wskazanych prawem.
• Wypowiedzenie dotychczasowej umowy przez zdającego albo jego zgoda na cesję. Zależy to od tego, czy nowy odbiorca przejmuje dotychczasową umowę, czy zawiera nową.

Schemat postępowania przy przejęciu nieruchomości, razem z orientacyjnym czasem procesu, opisuje też pewnylokal.pl. Ten materiał dotyczy mieszkań, ale logika dokumentów jest w firmach analogiczna, dochodzą do niej tylko dane rejestrowe - podobnie jak w naszym poradniku Sprzedajesz lub kupujesz dom? Sprawdź, co zrobić z prądem i gazem. Warto w umowie nabycia nieruchomości opisać wszystkie istotne elementy wyposażenia instalacji oraz zapisać, że protokół zdawczo-odbiorczy stanowi integralną część umowy.

Bez protokołu nie ma jednoznacznego momentu, od którego za gaz odpowiada nowy odbiorca, a każda późniejsza rozbieżność w odczycie staje się sporem. Odczyt do protokołu robi się w m3. Ważne, aby wpisać cyfry z licznika, pamiętając o przecinkach - podpowiadamy, jak sprawdzić stan licznika gazu. Jak przeliczyć odczyt na kWh i dlaczego współczynnik zmienia się z miesiąca na miesiąc, opisujemy w artykule Współczynnik konwersji gazu: jak przeliczyć m3 na kWh w firmie.

Ile kosztuje przepisanie licznika gazu w firmie?

Sama zmiana odbiorcy jest w standardowej procedurze bezpłatna - zarówno po stronie operatora systemu dystrybucyjnego (np. PSG, Elenger), jak i u sprzedawców gazu. Sprzedawca aktualizuje dane płatnika na podstawie protokołu i dokumentów, bez wizyty pracownika i bez wymiany gazomierza. Cenniki podlegają zmianom, dlatego przed złożeniem dokumentów sprawdź aktualne warunki umowy obecnego sprzedawcy: Ogólne Warunki Umowy, regulaminy, taryfę, cennik lub formułę cenową oraz czas obowiązywania warunków i umowy.

Koszty mogą pojawić się w innych miejscach:

• Kara umowna zdającego. Zdający może mieć umowę promocyjną z karą za wcześniejsze zerwanie. Dotyczy to jego, nie Ciebie, ale zasady warto uzgodnić przed przekazaniem lokalu, bo od nich zależy, czy umowa zostanie przejęta, czy rozwiązana.
• Warunki przejmowanej umowy. Zweryfikuj, czy umowa poprzedniego użytkownika lokalu nie będzie dla Ciebie atrakcyjna - warto wtedy przepisać ją na siebie umową cesji. Często poprzedni użytkownik uzależnia sprzedaż lokalu lub jego najem od przepisania dotychczasowej umowy gazowej na nowego użytkownika.
• Stan gazomierza. Zweryfikuj, czy stan techniczny gazomierza nie wymaga jego wymiany lub przeniesienia.

Najwięcej obaw budzą zaległości poprzednika. Co do zasady dług ciąży na podmiocie, który zawarł umowę, a nie na samym lokalu ani punkcie poboru. Sprzedawca i operator nie powinni więc uzależniać zawarcia nowej umowy od spłaty długów poprzedniego najemcy lub właściciela. Wyjątki dotyczą sytuacji, w których doszło do przejęcia długu albo gdy okaże się, że między podmiotami istnieją powiązania osobowe lub kapitałowe mające na celu obejście prawa.

Jak przepisać umowę na gaz w firmie krok po kroku?

Cały proces ma wyraźną kolejność przyczynowo-skutkową, więc opisujemy go po kolei.

Skąd może się wziąć kwota na tej pierwszej fakturze i jak ją zweryfikować, pokazujemy w artykule Jak obliczyć rachunek za gaz w firmie? Krok po kroku.

Co dalej?

Przepisanie gazomierza jest możliwe bez konieczności jego fizycznej wymiany. Warunkiem jest prawidłowe rozliczenie poprzedniego odbiorcy, zawarcie nowej umowy i skuteczne zgłoszenie zmiany do operatora. Aby uniknąć przerwy w dostawach, należy skoordynować terminy obu umów. Bardzo wskazany jest tu kontakt z ekspertem Elenger, który dopilnuje szczegółów i terminów.

Przepisanie umowy to formalność, ale dobrze ją wykorzystać. Zanim podpiszesz cokolwiek, sprawdź, ile realnie kosztuje gaz dla firmy w Twojej sytuacji - składowe ceny i rząd wielkości opisujemy w artykule Ile kosztuje gaz dla firm?.

Jeśli przejmujesz lokal z działającym gazem i chcesz od razu uporządkować warunki, skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta biznesowego. To dobry moment na przegląd umowy i ewentualną zmianę sprzedawcy.