Informacje dla sygnalistów
Informacja dotycząca wdrożenia sygnalistów w Grupie Elenger Polska
Informujemy, że w Grupie Spółek Elenger Polska Spółka z o.o. oraz Elenger Dystrybucja Spółka z o.o. (dalej także „Elenger” albo „Spółki”) ustalona została procedura sygnalistycznych zgłoszeń wewnętrznych przewidziana w ustawie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. z 2024 poz. 928) (dalej także „Procedura”).
1. Jak dokonać zgłoszenia
Sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości na jeden z poniższych sposobów:
- pisemnie na adres: Elenger Polska Sp. z o.o., Grunwaldzka 184, 60-166 Poznań, z obowiązkowym dopiskiem: „do rąk wewnętrznego specjalisty ds. zgłoszeń sygnalistycznych”
- na adres e-mail: sygnalista@elenger.pl
2. Kto przyjmuje zgłoszenia i podejmuje działania następcze w Elenger
W Elenger zgłoszenia wewnętrznego dokonuje się do specjalisty. Wspólnym dla spółek Elenger specjalistą jest: pełnomocnik ds. compliance w Elenger Polska. Specjalista (względnie inne osoby wskazane w Procedurze) upoważniony jest do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i ich weryfikacji.
Odpowiedzialnym za podejmowanie działań następczych, w zakresie oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, prowadzenia postępowania wyjaśniającego, jest specjalista lub komisja, opisana w Procedurze.
Odpowiedzialnym za podejmowanie działań następczych w pozostałym zakresie jest:
- dla Elenger Polska – Zarząd Elenger Polska;
dla Elenger Dystrybucja – Zarząd Elenger Dystrybucja.
Po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego dokonuje się jego potwierdzenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Jak rozpoznawane jest zgłoszenie
Po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego i jego weryfikacji osoby upoważnione wskazane w Procedurze, podejmują działania następcze, z zachowaniem zasad należytej staranności.
Działania następcze polegają w szczególności na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu i przeciwdziałaniu naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych. Działania następcze powinny zmierzać w szczególności do wyciągnięcia konsekwencji prawnych wobec osób, które dopuściły się naruszenia prawa oraz do uniknięcia podobnych naruszeń prawa w przyszłości.
Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie powinien przekraczać 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia sygnaliście, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał prawidłowego adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
4. Nieprzyjmowanie zgłoszeń anonimowych
Sygnalista dokonuje zgłoszenia w ramach zgłoszenia wewnętrznego z podaniem swoich danych osobowych. Zgłoszenia anonimowe w ramach zgłoszenia wewnętrznego nie są możliwe – zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane przez Elenger.
5. Informacje, które należy wskazać w zgłoszeniu
Sygnalista zobowiązany jest podać w zgłoszeniu wewnętrznym:
a) swoje imię i nazwisko,
b) adres do korespondencji rozumiany jako adres swojej skrzynki e-mail albo adres korespondencyjny,
c) opis stanu faktycznego,
d) wskazanie osób, których zgłoszenie dotyczy,
e) obszar naruszenia prawa którego zgłoszenie dotyczy,
f) dowody.
Administratorem danych osobowych w przypadku zgłoszenia wewnętrznego jest Spółka.
6. Jakich obszarów mogą dotyczyć zgłoszenia sygnalistyczne
Sygnalistyczne zgłoszenia wewnętrzne dotyczą informacji o potencjalnych lub faktycznych naruszeniach prawa, przy czym przez naruszenie prawa rozumie się działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego lub Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela, występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z wyżej wymienionymi dziedzinami.
7. Poufność
Wszystkie zgłoszenia traktowane są z najwyższą poufnością. Ochrona sygnalistów przed represjami jest dla nas priorytetem. Dane osobowe związane z procesem zgłoszenia są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). W związku z powyższym organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem wewnętrznym oraz zapewnia w szczególności ochronę poufności tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
8. Zgłoszenia zewnętrzne
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych wprowadzonej przez Elenger. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, a w stosownych przypadkach przez instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej. Według wiedzy Spółki, na dzień ustanowienia Procedury kanał do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych nie został jeszcze przez Rzecznika Praw Obywatelskich / organy publiczne ustanowiony. Informacje o sposobie funkcjonowania kanału do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych powinny być udostępnione przez ww. podmioty w późniejszym terminie.
